POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

1. INTRODUCCION

NARANJO VALLEJO ABOGADOS S.A.S, sociedad legamente constituida, con NIT: 900.919.715-8, (en adelante NARANJO VALLEJO ABOGADOS, firma, empresa), domiciliada en la CALLE 67 No. 4 A 15, es un bufete de abogados comprometido con la ley y con sus clientes. En consecuencia, en busca de proteger la confianza, confidencialidad, excelencia profesional de esta empresa y su desarrollo en el mercado se establece una política de tratamiento de datos de sus integrantes, empleados, vinculados y clientes. De esta manera, NARANJO VALLEJO ABOGADOS es una firma que cumple con la ley de tratamiento de datos 1581 de 2012 y normativa vigente, por lo cual protege de manera diligente y con el mayor cuidado la información de sus clientes. Como si fuese poco, la presente política es un mecanismo que busca mejorar la comunicación y organización empresarial de la firma.

Por ende, la presente política busca organizar, delimitar, aclarar y regular la recolección y tratamiento de datos personales efectuada dentro de la empresa en miras del cumplimiento de las obligaciones entre NARANJO VALLEJO ABOGADOS y sus clientes, empleados y demás colaboradores. Para lo anterior, se exponen una serie de procedimientos, derechos y mecanismos utilizados por la firma para respetar la confidencialidad, confianza, mecanismos administrativos y comunicativos de la firma con sus integrantes y clientes para brindar un excelente y mejor servicio.

2. OBJETIVO

Indicar las directrices de tratamiento de los datos personales de Personas Naturales en NARANJO VALLEJO ABOGADOS, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y sus Decretos Reglamentarios, y demás normas que lo modifiquen o actualicen.

3. ALCANCE

La Política de Tratamiento de Datos aplica para todos los empleados de NARANJO VALLEJO ABOGADOS, así como para sus contratistas, colaboradores, proveedores, socios, supernumerarios y demás terceros que tengan acceso a información de la sociedad.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NARANJO VALLEJO ABOGADOS es responsable del tratamiento de datos personales que no sean de carácter público, sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.

5. DEFINICIONES

Dato personal  “cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables que  (i) están referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación”.

Privados “Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. Ejemplo: Nivel escolaridad”.

Privado Sensible “Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente. (Ej. Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, relativos a la salud, entre otros.)”. Se puede recolectar con consentimiento expreso y previo del titular únicamente con ciertas finalidades expresas en la ley 1581 de 2012 (ej. Defensa u otorgamiento de un derecho dentro de un proceso judicial).

Semiprivados: “Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio)”.

Públicos “Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. (Ej. Dirección, teléfono, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, datos sobre el estado civil de las personas, entre otros.)”

Encargado del Tratamiento “Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”.

Responsable del Tratamiento “Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales”.

Autorización “La autorización por parte del titular para el tratamiento de sus datos de forma expresa, previa e informada”.

Transferencia de datos “Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable”.

“Base de Datos” “Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso”.

6. POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS Y PRINCIPIOS

La firma, con el objetivo de realizar sus actividades recolectará, utilizará, almacenará y realizará operaciones sobre los datos personales del titular. Dicho tratamiento se llevará a cabo respetando los derechos de los titulares al habeas data y proporcionando confidencialidad y confianza con sus clientes. A su vez, todo tratamiento de datos se llevará a cabo estrictamente con la finalidad del cumplimiento de las obligaciones de NARANJO VALLEJO ABOGADOS. Por lo tanto, la firma adopta los siguientes principios:

Autorización previa: Todo tratamiento de datos se llevará a cabo con autorización expresa, clara, informada y previa del titular, salvo excepción expresa en la ley.

Finalidad del tratamiento: El tratamiento de los datos nunca podrá ser utilizado fuera de los fines autorizados por el titular, el cual en todo momento deberá autorizar de manera informada, previa y clara las finalidades y límites del tratamiento de sus datos.

El dato: Según la ley 1581 de 2012 todo dato sometido al tratamiento debe ser veraz, autentico, exacto, comprensible y comprobable. Por consiguiente, “cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la Firma deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información”.

Entrega de información al titular: En todo momento y de forma gratuita la firma está obligada, a petición del titular, personas autorizadas por él o la ley, a entregar la información completa acerca de la existencia de Datos Personales sujetos al tratamiento de datos del titular. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por la Firma para llevar a cabo el Tratamiento.

Temporalidad: El tratamiento de datos e información del titular no podrá ser tratada fuera de los límites de tiempo acordados entre el titular y la firma. Los datos deberán ser eliminados de la base de datos de la firma y entregados al titular, si se diese el caso, al momento del vencimiento del plazo del tratamiento de los datos fijados entre el titular y NARANJO VALLEJO ABOGADOS.

Acceso restringido: Se garantiza a los titulares el acceso totalmente restringido a su información y los mecanismos de seguridad adecuados y técnicos para su salvaguardo, con el fin de controlar el acceso a únicamente personas autorizadas.

Confidencialidad: Todo dato tratado por la firma que no sea dato público debe ser tratado como confidencial. Dicha confidencialidad continua incluso después de la finalización de las obligaciones contraídas con NARANJO VALLEJO ABOGADOS.

Individualización: La firma mantendrá por separado y de forma individual las cuentas en las cuales es encargado y responsable del tratamiento de datos.

Modificaciones y eliminación de datos: En todo momento y mediante solicitud previamente formulada a la firma, el titular tendrá derecho a modificar, corregir y eliminar los datos personales suministrados. Cabe recordar que, en caso de eliminación total de los datos, esta se llevará a cabo siempre y cuando se dé cuenta de forma argumentada la necesidad de su supresión.  En caso de que no se acepten las razones de la eliminación de los datos, estos solo podrán ser suprimidos con petición y autorización expresa de la SIC (Súper Intendencia de Industria y Comercio), la cual indicarà los motivos y las irregularidades por parte de la empresa en el tratamiento de los datos que se desean eliminar.

7. FINALIDADES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS EN NARANJO VALLEJO ABOGADOS

NARANJO VALLEJO ABOGADOS recolecta, accede y utiliza a datos personales de sus clientes, empleados y colaboradores tales como correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, etc. Igualmente, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

A) enviar contenidos informativos de interés para clientes, empleados y colaboradores de la empresa.

B) Envió de correos e información indispensable para mantener la relación comercial con nuestros clientes en el presente y el futuro. En consecuencia, el tratamiento de los datos de los clientes de la firma se utilizará con el fin de cumplir con las obligaciones contraídas entre las partes y la ejecución de los contratos entre NARANJO VALLEJO ABOGADOS y sus clientes.

C) Envió de información y comunicaciones que faciliten y permitan el funcionamiento de la firma, así como la comunicación entre esta, sus integrantes y colaboradores.

D) Cumplir con los procedimientos internos de la firma de organización y administración de la misma.

E) Control, denuncia y prevención de fraude, lavados activos y cualquier actividad ilícita efectuada por empleados y vinculados con la firma.

F) Proceso de archivo, actualización de los sistemas electrónicos de la firma, de su personal, protección y custodia de la información de los procesos llevados por la firma, entre otros.

G) Transmisión o transferencia de datos a terceros con la estricta finalidad del cumplimiento de las obligaciones contraídas por NARANJO VALLEJO ABOGADOS y sus clientes.

H) La transmisión de datos a terceros para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos de la empresa de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

I) Expedición de certificados personalizados, carnets, certificaciones a terceros, entre otros.

j) Mantener y procesar cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente, con el fin de brindarle el mejor servicio y ofrecerle los productos pertinentes en desarrollo de la actividad comercial.

k) demás finalidades con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias que determine la ley, así como de las políticas de la Firma.

L) Cumplimiento de las obligaciones laborales contraídas entre NARANJO VALLEJO ABOGADOS y sus empleados.

M) Recolección de datos sensibles, informando el carácter facultativo de su recolección y con autorización expresa, previa e informada del titular. Dicha recolección se hará acabo únicamente con finalidades permitidas por la ley de acuerdo la ley 1581 de 2012 en su artículo art 6.

8. DERECHOS DEL TITULAR Y PRESUPUESTOS LEGALES

De acuerdo con la Ley, Art 8. Ley 1581 de 2012, los titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10de la presente ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Igualmente, según el ARTÍCULO 9. Ley 1581 de 2012, el titular tendrá derecho a obtener copia de su autorización previa, expresa e informada del tratamiento de sus datos, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

El titular tendrá derecho a que toda información suministrada o solicitada sea clara, comprensible, de fácil acceso y lectura.

Las excepciones en las cuales no se necesita autorización del titular para el tratamiento de sus datos de acuerdo con el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 son:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Cabe recordar que NARANJO VALLEJO ABOGADOS tendrá la obligación y cumple, según el art. 12 ley 1581 de 2012, de informar al titular acerca:

 a) del Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;

b) del carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

c) sobre Los derechos que le asisten como Titular;

d) sobre La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

Ahora bien, según el art 13 de la ley 1581 de 2011 las personas que tendrán acceso a los datos o se les podrá suministrar información de los mismos serán únicamente:

a) los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;

b) las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c) los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

9. PROTECCION DE LOS DATOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Según la ley 1581 los titulares podrán efectuar las siguientes acciones para proteger y ejercer sus derechos:

CONSULTAS.

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán  suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

RECLAMOS.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

QUEJAS

El titular o causahabiente podrá ejercer queja ante superintendencia de industria y comercio por tratamiento irregular de sus datos una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

10. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las Bases de Datos tendrán una vigencia igual al período en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada una de las bases de datos que NARANJO VALLEJO ABOGADOS S.A.S decida de forma autónoma y directa y dependerá del curso de los procesos judiciales donde la firma presta sus servicios.

11. AUTORIZACIÓN

A Excepción de los casos expresamente definidos en la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en cada uno de los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular la solicitará a más tardar al momento de la captura de la información.

La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

12. AREA COMPETENTE Y PROCEDIMIENTOS PARA QUE EL TITULAR EJERZA SUS DERECHOS

El Encargado de Archivo de NARANJO VALLEJO ABOGADOS S.A.S. es la persona encargada ante la cual los titulares de los Datos podrán elevar sus solicitudes para que NARANJO VALLEJO ABOGADOS S.A.S., como responsable, pueda adelantar las acciones necesarias para permitir el ejercicio de los derechos del titular.

Todas las consultas, quejas y reclamos, señalados en el punto 9 de la presente política,  se canalizarán a través de los medios habilitados por NARANJO VALLEJO ABOGADOS S.A.S., los cuales son:

Radicación Física: Calle 67 no. 4 A – 15

Radicación Electrónica: info@naranjoabogados.com

13. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos rige desde el 01 de enero del 2019.